Quelques outils méthodologiques pour la diffusion d

Quelques outils méthodologiques pour la diffusion d’un projet artistique

LA DIFFUSION D’UN GROUPE

( Sources : Pôle Info Musique de Marseille & Centre de ressources et de formation “ARCADE” d’ Aix en Provence )

Un programmateur reçoit en moyenne une dizaine de propositions par jour (courrier, téléphone, mails), soit près de 4 000 par an !
Généralement il ne passe pas plus de 30 à 40 secondes sur chaque dossier …

BATIR SA STRATEGIE & CREER SES OUTILS

• Bien connaître son spectacle ! Maîtriser tous les aspects artistiques (style musical, inspirations, etc.), techniques et financiers. Trouver ses qualités propres, son originalité. Savoir décrire le spectacle de manière formelle.

• Créer son dossier artistique

• Idéalement 1 seul document, cohérent avec le groupe & le spectacle (visuel, graphisme)
• Les infos : répertoire & style musical, bio(s), discographie, extraits de presse, contact, fiche technique, références scéniques. Être synthétique et pertinent !
• ORIGINALITÉ du spectacle. Se positionner, affirmer son propos artistique, au risque de ne pas être retenu.
• La démo : Elle rassemble les 3 ou 4 titres les plus représentatifs de la musique du groupe. Ne pas oublier d’y faire figurer le nom du groupe, les titres, le contact et la mention « Matériel de promotion interdit à la vente et à toute reproduction ».

• Construire son réseau de diffusion

1. CIBLER ! Viser des salles adaptées au potentiel du groupe, à la maturation artistique du spectacle et à ses contraintes techniques.
2. Faire le tri des contacts parmi les fichiers existants : réseaux institutionnels, guides, annuaires (Officiel de la Musique) services culturels à l’étranger, Internet, revues spécialisées, festivals, flyers et plaquettes de groupes concurrents, etc..
3. Affiner les infos retenues en trouvant des « repères » = programmateurs, artistes, centres ressources qui connaissent bien leur région.
4. Être ORGANISÉ : La construction et l’exploitation d’un fichier de contacts prennent du temps !

Attention à éviter le piège de « l’accumulation » : rien ne sert d’avoir des centaines de contacts si on ne les travaille pas bien …

• Déterminer un prix de vente

Cas du contrat d’engagement + cachet (salaire)

L’artiste est employé = salarié. Le producteur/organisateur doit respecter des minima sociaux & syndicaux (définis par les conventions collectives applicables au Spectacle Vivant du type Prodiss, Syndeac, SNES Tournées).

Cachet de base Artiste Musicien : ± 100 euros bruts *
Ce montant inclut les charges salariales, qui s’élèvent à environ 20%
D’où un salaire net de ± 80 euros.

* NB : Données au 01.10.2005. Ces chiffres sont susceptibles de modifications. Il conviendra de les revalider en se reportant aux textes des conventions.

Net = Brut – 20% = Brut X 0,80
D’où : Brut = Net ÷ 0,80

Cas du contrat de cession + facture (vente de spectacle)

Le budget comprend :
Salaires nets (artistes & techniciens)
+ charges salariales et patronales

NB : pour le calcul des charges patronales, sur la base du salaire brut, compter environ :
+50% pour l’emploi d’un artiste,
+70% à 80% pour l’emploi d’un technicien.

Exemple pour un groupe de 4 musiciens
Salaire net « demandé » par artiste = 150 euros
D’où un salaire brut d’environ : 150 ÷ 0,80 = 190 euros
On y ajoute les charges patronales : 190 + 50% = environ 285 euros brut par artiste.
Soit un total brut pour le groupe de 4 X 285 = 1 140 euros.
TVA à 5,5%, d’où un montant TTC de ± 1200 euros

Auquel on pourra additionner :
+ frais techniques & administratifs (matériel promotionnel, mailing, téléphone)
+ assurances
+ marge bénéficiaire
Sans oublier les défraiements et transports (personnels & matériels).

Au final, il faudra vérifier que le prix de vente envisagé est raisonnable (sinon, baisser certains postes de dépenses !) et cohérent avec les prix pratiqués habituellement par le groupe.

PROSPECTER

• S’organiser

• Choisir les bonnes périodes de prospection. Généralement de Janvier à Avril. NB : lorsqu’on joue dans des lieux subventionnés, les financements sont signés vers Mars pour confirmation de la programmation qui démarre en Septembre.
• Se fixer des OBJECTIFS pour la saison en fonction du spectacle et du temps nécessaire pour la prospection & la relance. Le chargé de diffusion doit être patient et veiller à se doter des moyens nécessaires (téléphone, ordinateur, … calme, temps rémunéré !) pour bien faire son métier.
• Ouvrir un calendrier de tournée : Analyser les disponibilités des artistes, faire attention aux jours fériés et aux périodes de vacances scolaires (on y obtient rarement des dates).

• Contacter les acheteurs

Étape 1 = envoyer le dossier artistique + une lettre de présentation personnalisée

Ex : suite à notre entrevue, notre conversation téléphonique. Indiquer l’objet de la lettre = préciser si on organise une tournée, joue près de chez le programmateur, l’invite à un concert, etc.

Étape 2 = la relance téléphonique (1 semaine après l’envoi du dossier)

Travailler un argumentaire oral.

a/ Présentation de soi & du projet (3 à 4 minutes maxi !!)
• PREPARER son discours. Noter sur un papier les 3 ou 4 points essentiels du groupe et du spectacle (genre, originalité, coût, contraintes techniques, etc).
• ORGANISER ses arguments, les hiérarchiser. Bien gérer son temps de parole et son énergie
• Être factuel : partir de notions objectives et de références visuelles pour développer l’imaginaire de l’interlocuteur (faits, chiffres : X représentations, Y artistes sur scène, Z années passées à …)
• DONNER ENVIE !!!

Soigner le fond = Argumentaire + Originalité + Adaptation
et la forme = Conviction + Enthousiasme + Naturel (être soi-même)

b/ Questionnement exploratoire.
But = identifier ce qui intéresse l’autre, ce à quoi il est sensible :
- Confiance
- Sécurité (besoin de références, de justificatifs, de garanties)
- Facilité (spectacle clé en main, bien rodé)
- Professionnalisme (la performance, l ‘efficacité)
- L’innovation (nouveauté, originalité)
- Partenariat (qualité, fiabilité)
- Notoriété (exclusivité)
- Autre …

c/ Arguments
Les points forts & avantages pour le diffuseur

d/ Objections
Garder à l’esprit deux points :
• Vouloir avoir raison brise la communication ! Rester calme, prendre de la distance.
• Accepter le NON ! Récupérer des infos à partir des retours & critiques

Une technique de traitement des objections consiste à pratiquer la « re-question » : laisser l’interlocuteur s’exprimer, et lui poser des questions ouvertes (auxquelles on ne peut répondre par oui ou par non)

Quelques exemples :

Ne remplira pas la salle ! Ce qui serait un problème pour vous comme pour moi !
Mais qu’est ce qui vous fait penser cela ?
Pas assez de références Vous avez raison … Mais laissons ce point de côté 2 minutes, qu’est ce qui vous a plu dans le spectacle ?
Pas le temps ! Je comprends ! À quel moment puis-je vous rappeler ?
Pas moi qui décide Ha bon ! Dans ce cas, quelle est la personne à contacter ?
En quoi c’est artistique ? Très bonne question ! Mais qu’entendez vous par artistique ?
« hein hein … »
Je vois que ça vous laisse perplexe ! Qu’est ce qui est important pour vous ? qu’est ce que vous recherchez ?
C’est trop cher ! Ah le fameux problème du prix ! … De quel budget disposez-vous?
C’est amateur … Attention vous allez me vexer ! Plus sérieusement, qu’est ce qui vous fait dire ça ? En quoi cela nuit à la qualité du spectacle ?
C’est nul ! C’est votre opinion ! Qu’est ce que vous entendez par nul ? Que souhaiteriez-vous idéalement ?
Pourquoi vous et pas un autre ? Pourquoi pas ! qu’est ce que vous aimeriez ? qu’est ce qui vous auriez envie de faire ?
Je ne programme pas sans avoir vu Vous faites bien ! Mais en attendant la prochaine représentation, parlez-moi de ce que vous programmez généralement …
Ça ne marchera pas ici Qui sait ? Parlez-moi de votre public : qu’est ce qui l’intéresse ?
Ok mais gratuit ! Vous y allez fort ! Laissons le problème du prix de côté … qu’est ce que vous recherchez ?

Étape 3 = la négociation

- Cas 1 : le diffuseur n’est pas intéressé ☹
Finaliser l’entretien tout en réussissant à atteindre UN objectif. Cela peut être d’obtenir un autre RDV, de récupérer les coordonnées de nouveaux prospects, etc.

- Cas 2 : le diffuseur est très intéressé ☺
➢ Rester ferme ! Ne pas négocier sur tout (la date, le prix, etc.).
➢ Toujours respecter une certaine logique si l’on veut garder de bonnes relations avec les programmateurs et les fidéliser : ne pas brader à l’un et surfacturer à l’autre car dans ce milieu, tout se sait !
Bien évidemment, le prix final pourra varier en fonction du nombre de dates achetées, des conditions techniques, de la taille de la salle, etc.
Quand on négocie, tous les critères sont bons du moment qu’ils sont rationnels et justifiés.

Dans le cas d’un contrat de cession, une fois l’accord conclu envoyer un fax récapitulatif reprenant le coût, la date, le lieu, l’heure, et les conditions de transport. Mentionner que les frais annexes seront fixés lorsque la tournée sera montée.
1 mois après, relancer le prospect pour confirmation de la date, puis envoyer le contrat.
Le dernier envoi concernera le matériel de communication (affiche, photos, presse, etc.).

• La promotion indirecte

- Se créer un réseau de personnes qui vont parler du spectacle à votre place : diffuseurs, agents, artistes, etc..
- Générer de la visibilité en participant à des festivals, « 1ère partie de », etc.

Attention : si le groupe est déjà connu et s’est forgé une image, il faudra veiller à ce que la promotion indirecte véhicule le bon message.